Junior Workforce Management Coordinator

Job Title: Junior Workforce Management Coordinator

Reports To: Senior Manager, Business Intelligence

Location: Mississauga, ON, Hybrid Role 

Our team at WOW! mobile boutique™ is passionate about providing the best-in-class wireless retail experience - focusing on excellence in every aspect of our business. We focus on a personalized customer experience, providing solutions from Canada’s top wireless carriers, TELUS, Rogers, Koodo, Fido and Chatr. Our exceptional line-up of wireless carriers, latest devices and a wide-array of accessories means we can offer an unbiased solution as unique as our customers. Our team makes an impact every day by offering quality advice to customers across Canada – making WOW! mobile boutique Canada’s premiere wireless retailer.

As a Junior Workforce Management Coordinator, you’ll be joining a supportive team committed to mentorship, growth, and continuous improvement. This role offers hands-on experience in workforce strategy, analytics, and system configuration—with opportunities to expand your skills and contribute to business-impacting initiatives. If you’re passionate about data, processes, and helping people work smarter, we’d love to meet you.

The Junior Workforce Management Coordinator will support in the planning, optimization, and transformation of our workforce operations as a member of our Business Intelligence team. This role combines analytical and system expertise with cross-functional collaboration to ensure the right people are in the right place at the right time. Working under the guidance of the Business Intelligence Senior Manager, you’ll help maintain workforce systems, analyze performance data, and provide insights that contribute to operational success. This is an excellent opportunity for someone looking to grow their career in workforce analytics, operations planning, or HR systems support.

Key Responsibilities:

Workforce Support & Scheduling

• Assist in maintaining workforce schedules, shift templates, and timekeeping records
• Support short-term forecasting and staffing analysis using historical data and operational inputs
• Monitor daily and weekly performance metrics and flag potential staffing or adherence issues

System Administration & Support (Shiftlab, ADP)

• Help configure and update schedules, work rules, and pay rules in UKG Workforce Management (training provided)
• Support timecard reconciliation, exception tracking, and data validation to ensure compliance with payroll and labor requirements
• Assist with troubleshooting system errors or data discrepancies in coordination with HR and Payroll teams

Data Analysis & Reporting

• Generate recurring reports to support scheduling, attendance and labour tracking using tools such as Excel, SQL, Power BI, and WFM platforms
• Compile, clean, enhance and maintain workforce data for analysis and dashboards using Excel or reporting tools to ensure accurate visibility into KPIs, trends and workforce performance
• Contribute to the development and maintenance of documentation for processes and procedures

Training & Field Collaboration

• Support user training on system configurations and scheduling processes
• Create and maintain up-to-date documentation, job aids, and SOPs for end-users
• Present workforce planning insights and recommendations to cross-functional leadership teams

Qualifications:

• Diploma or Bachelor’s Degree in Business Administration, Data Analytics, Information Systems, Statistics, Human Resources, or a related field; equivalent experience will be considered
• Experience in workforce support, scheduling, planning, or related operations preferred
• Exposure to Shiftlab, ADP or other workforce management systems is an asset
• Experience in Telecommunications and retail sales is an asset

Skills & Competencies:

Technical & Analytical

• Expert-level proficiency with MS Excel; strong experience with Power BI and/or data visualization tools
• Familiarity with APIs, SFTP, and system integrations
• Proficiency in workforce management systems is a plus

• Strong problem-solving, root-cause analysis, and critical thinking skills
• Ability to work with complex data sets and translate insights into strategic actions
• Skilled in balancing day-to-day operational needs with long-term strategic initiatives
• Willingness to learn technical configuration of workforce systems

Communication

• Clear written and verbal communication skills
• Willingness to ask questions and collaborate across teams
• Ability to understand and explain data trends or discrepancies to non-technical stakeholder

Organizational & Adaptive Abilities

• Highly organized with a strong ability to prioritize, manage multiple projects, and meet tight deadlines
• A bias for action, ownership mentality, and a drive for continuous improvement
• Flexible and adaptable in a fast-paced, evolving environment

We thank all candidates who apply, however only those selected for an interview will be contacted.

Match Retail is a certified Great Place to Work® in Canada!

We have been recognized among Canada's top employers for the level of trust that our employees experience in their leaders, the level of pride they have in their jobs, and the extent to which they enjoy their colleagues.

At Match Retail, trust is at the foundation of innovation, agility, resilience, and efficiency. We believe our people matter most and that's just one way we move ... differently.

Titre du poste : Coordonnateur junior de la gestion de la main-d'œuvre

Supérieur immédiat : Coordonnateur junior de la gestion de la main-d'œuvre

Lieu : Mississauga (Ontario), poste hybride

Notre équipe chez WOW! boutique mobile est passionnée par l’idée d’offrir une expérience de vente au détail en téléphonie mobile inégalée – misant sur l’excellence dans tous les aspects de notre entreprise. Nous offrons une expérience client personnalisée, avec des solutions provenant des meilleurs fournisseurs de services sans fil au Canada : TELUS, Rogers, Koodo, Fido et Chatr. Grâce à notre vaste sélection de fournisseurs, d’appareils récents et d’accessoires, nous sommes en mesure d’offrir des solutions impartiales, aussi uniques que nos clients. Notre équipe a un impact concret chaque jour en offrant des conseils de qualité à des clients à travers le Canada – faisant de WOW! boutique mobile le détaillant sans-fil par excellence au pays.

En tant qu’Coordonnateur junior de la gestion de la main-d'œuvre, vous vous joindrez à une équipe solidaire axée sur le mentorat, le développement et l’amélioration continue. Ce poste vous offre une expérience pratique en stratégie de la main-d’œuvre, en analyse et en configuration de systèmes — avec la possibilité d’élargir vos compétences et de contribuer à des projets à fort impact pour l’entreprise. Si vous êtes passionné.e par les données, les processus et l’optimisation du travail, nous voulons vous rencontrer.

Coordonnateur junior de la gestion de la main-d'œuvre soutiendra la planification, l’optimisation et la transformation des opérations liées à la main-d’œuvre en tant que membre de l’équipe de veille stratégique. Ce poste allie compétences analytiques, techniques et collaboration interfonctionnelle afin de s’assurer que les bonnes personnes soient au bon endroit, au bon moment. Sous la supervision du ou de la gestionnaire principal(e) en veille stratégique, vous contribuerez à maintenir les systèmes de gestion de la main-d'œuvre, à analyser les données de performance et à fournir des analyses soutenant la réussite opérationnelle. Il s’agit d’une excellente opportunité pour toute personne souhaitant évoluer en analytique RH, en planification opérationnelle ou en soutien aux systèmes RH.

Responsabilités clés :

Soutien à la main-d'œuvre et horaires

• Participer à la mise à jour des horaires, des gabarits de quarts de travail et des registres de temps

• Soutenir la prévision à court terme et l’analyse des besoins en personnel à partir des données historiques et des opérations

• Surveiller les indicateurs de performance quotidiens et hebdomadaires et signaler les enjeux d’adhérence ou de dotation

Administration des systèmes et soutien (Shiftlab, ADP)

• Aider à la configuration et à la mise à jour des horaires, règles de travail et règles de paie dans UKG Workforce Management (formation offerte)

• Appuyer la réconciliation des feuilles de temps, le suivi des exceptions et la validation des données pour assurer la conformité avec la paie et les exigences du travail

• Aider à résoudre les erreurs systèmes ou incohérences de données, en coordination avec les équipes RH et paie

Analyse de données et production de rapports

• Générer des rapports réguliers pour soutenir la planification des horaires, la présence et le suivi des heures à l’aide d’outils comme Excel, SQL, Power BI et des plateformes de gestion de la main-d'œuvre

• Compiler, nettoyer, bonifier et maintenir les données de main-d'œuvre à des fins d’analyse et de tableaux de bord à l’aide d’Excel ou d’outils de rapports afin d’assurer une visibilité précise sur les indicateurs, les tendances et la performance

• Contribuer à la création et à la mise à jour de la documentation sur les processus et procédures

Formation et collaboration avec le terrain

• Soutenir la formation des utilisateurs sur la configuration des systèmes et les processus d’horaires

• Créer et maintenir à jour la documentation, les guides d’utilisateur et les procédures pour les utilisateurs finaux

• Présenter les résultats et recommandations en matière de planification de la main-d’œuvre aux équipes de direction interfonctionnelles

Qualifications 

• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat en administration, analyse de données, systèmes d’information, statistiques, ressources humaines ou domaine connexe; une expérience équivalente sera considérée

• Expérience en soutien à la main-d'œuvre, planification, horaires ou opérations similaires (atout)

• Connaissance de Shiftlab, ADP ou autres systèmes de gestion de la main-d'œuvre (atout)

• Expérience dans le domaine des télécommunications ou du commerce de détail (atout)

Compétences et aptitudes :

Techniques et analytiques

• Maîtrise avancée d’Excel; expérience solide avec Power BI ou autres outils de visualisation de données

• Connaissance des API, SFTP et intégrations de systèmes

• Connaissance des systèmes de gestion de la main-d’œuvre (atout)

• Esprit analytique, rigueur dans la résolution de problèmes et pensée critique

• Capacité à interpréter des ensembles de données complexes et à en tirer des actions stratégiques

• Capacité à équilibrer les besoins opérationnels à court terme avec les initiatives stratégiques à long terme

• Volonté d’apprendre la configuration technique des systèmes de gestion de la main-d'œuvre

Communication

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite

• Capacité à poser des questions et à collaborer avec différentes équipes

• Aptitude à vulgariser des tendances de données ou des écarts à des parties prenantes non techniques

Organisation et adaptabilité

• Très bonne organisation, capacité à gérer plusieurs projets et respecter des délais serrés

• Esprit d’initiative, sens des responsabilités et orientation vers l’amélioration continue

• Souplesse et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et en évolution rapide

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Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactés.

Match Retail est certifié Great Place to Work® au Canada!

Nous figurons parmi les meilleurs employeurs au pays, selon le degré de confiance de nos employés envers leur leadership, la fierté qu’ils éprouvent dans leur travail, et le plaisir qu’ils ont à collaborer avec leurs collègues.

Chez Match Retail, la confiance est au cœur de l’innovation, de l’agilité, de la résilience et de l’efficacité. Nous croyons que nos gens font toute la différence – et c’est justement pour cela que nous avançons… autrement.